Kontrola a správa pohledávek je jedním ze základních úkolů oddělení Controllingu každé společnosti. Hlavním úkolem tohoto oddělení je provádět vyhodnocení provozního Cash-Flow v oblasti příjmové oblasti a identifikovat příčiny jak pozitivního, tak i negativního trendu tohoto Cash-Flow.

Na základě identifikovaných problémů připravuje Controlling podklady pro řídící management firmy včetně návrhů opatření a kroků, které následně ovlivní negativní trendy Cash-Flow.

ERP systém společnosti Microsoft s názvem Dynamics 365 Finance & Operations je moderní a komplexní řešení, které poskytuje například usnadnění činností Controllingu. Pracovníkům oddělení přináší nástroje, které jim poskytují výstupy pro dvě základní sady možných opatření pro snížení rizika rizikového chování zákazníků.

První sadou je výstup ERP systému, který analyzuje chování klientů, jejich rizikovost při dodržování termínů splatnosti pohledávek, správného nastavení platebních podmínek a limitů úvěru. Na základě těchto klíčových informací pracovníci oddělení Controllingu provádí „ocejchování“ každého zákazníka tzv. kategorií spolehlivosti., Na základě nastavených kategorií a jejich přiřazení lze identifikovat bezproblémové klienty, ale i naopak zákazníky s určitou úrovní rizika. Klienty lze pak snadno zařadit do příslušné kategorie a vytvářet specifické podmínky a pravidla pro každou kategorii. Výstupem tohoto monitorování a vyhodnocení je tvorba úkolů např. pro obchodní oddělení, aby kontaktovalo tyto rizikové zákazníky a našlo se tak vhodné řešení pro snížení aktuálního rizikového chování. Jako krajní možnost pak může být zablokování obchodních procesů u daného problémového klienta, než dojde ke změně chování takové firmy nebo uhrazení pohledávek.

Druhou sadou je výstup ERP systému, který analyzuje otevřené saldo zákazníků, tzn. nezaplacené pohledávky, jejich výši a stáří takového dluhu s cílem toto otevřené saldo posouvat z oblasti hodnot otevřených pohledávek, které jsou v různém stáří po splatnosti, do oblasti hodnot otevřených pohledávek, které splňují nastavené podmínky splatnosti daného zákazníka. Na základě těchto informací pracovník oddělení Controllingu poskytuje podklady pro obchodní oddělení, obchodní zástupce a finanční oddělení správy pohledávek s cílem kontaktovat rizikové klienty, zaslat jim upomínací dopis s uvedením seznamu problémových pohledávek, kontaktovat tyto zákazníky a opět hledat vhodné řešení k nápravě aktuálního stavu otevřených pohledávek.

Pracovníci oddělení Controllingu standardně pracují s přednastavenými pracovními prostory, které mají definovány veškeré potřebné nástroje pro monitorování, analýzu, vyhodnocení a tvorbu opatření tak, aby činnosti těchto pracovníků byly standardizovány do denních, případně periodických procesů.

To znamená, že pracovní role oddělení Controllingu a jejich přiřazení konkrétnímu pracovníkovi umožňuje přístup na tyto pracovní prostory a jejich nástroje s tím, že tento pracovník má k dispozici klíčové údaje a ukazatele z oblasti provozního Cash-Flow, správy zákazníků a je informován o stáří pohledávek.

Následující video ukázky prezentují vybrané procesy zpracování, které pracovník oddělení Controllingu běžně vykonává. Ukazují použití nástrojů a funkcí tohoto procesu a případných aktivit a úkolů pro nápravu případného problému.


Přemýšlíte o implementaci moderního ERP systému ve své společnosti a chcete se dozvědět o aplikaci Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations více? Stačí kliknout na tlačítko „Mám zájem“ vpravo dole a naši konzultanti vám rádi vše vysvětlí.


Čestmír Peřina, Solution Architect

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li

Reference

Mám zájem