Efektivněji a úsporněji: 10 způsobů, jak optimalizovat správu vozového parku

V dnešním rozkolísaném ekonomickém prostředí si každý rozumný firemní hospodář, ať už manažer provozu nebo finanční ředitel, hledá příležitosti, jak vytvořit finanční rezervu pro nenadálé situace. Žijeme s dosud nezvládnutou inflací, válkou za humny a s napětím čekáme, co dalšího přinese rok 2023. Provozní úspory jsou lákavou cestou k zajištění takové rezervy.

Mezi četnými možnostmi snižování nákladů se správa vozového parku jeví jako atraktivní cíl pro optimalizaci. Strategickým omezením výdajů spojených s údržbou vozidel, spotřebou pohonných hmot a neefektivním provozem mohou společnosti dosáhnout nejen značných úspor, ale také zlepšit provoz a efektivitu flotily.

Na základě zkušeností od našich zákazníků jsme proto identifikovali 10 nejlepších způsobů, jak ušetřit náklady a zvýšit efektivitu při správě vozového parku:

1. Optimalizace velikosti vozového parku: Zhodnoťte skutečnou poptávku po firemních vozech a posuďte, zda je stávající velikost vozového parku vhodná. Správné přizpůsobení velikosti vozového parku může eliminovat zbytečné náklady spojené s údržbou a provozem nadbytečných vozidel.
2. Pravidelná údržba a opravy: Zavedení preventivního programu údržby zajistí, že vozidla jsou správně udržována a ve správném stavu. Pravidelné servisní prohlídky a promptní opravy mohou předcházet nákladným poruchám a prodloužit životnost vozidel.
3. Správa paliva: Náklady na palivo mohou představovat významnou část nákladů na vozový park. Pro úsporu paliva:
   • Monitorujte spotřebu paliva: Sledujte spotřebu paliva pomocí systémů správy paliva nebo telematiky. Identifikujte vozidla s nízkou účinností spotřeby paliva a přijměte opatření k nápravě.
   • Podporujte ekologický způsob jízdy: Školte řidiče v ekologických jízdních návycích, jako je vyhýbání se nadměrnému běhu motoru, udržování správného tlaku v pneumatikách a snižování agresivních jízdních stylů.
   • Zvažte alternativní paliva: Uvažujte o přechodu na hybridní nebo elektrická vozidla, která mohou nabídnout dlouhodobé úspory nákladů a snížený environmentální dopad.
4. Chování řidiče a školení: Podporujte odpovědné jízdní návyky pro minimalizaci nehod, snížení nákladů na údržbu a zlepšení účinnosti spotřeby paliva. Pravidelně pořádejte školení řidičů zaměřená na defenzivní jízdu, techniky úsporného využívání paliva a dodržování dopravních předpisů.
5. Optimalizace využití a trasování: Optimalizujte využití vozidel s cílem snížit dobu nečinnosti a ujeté kilometry. Využijte softwarová řešení pro správu vozového parku nebo systémy GPS trasování k monitorování pohybů vozidel, identifikaci neefektivních tras a plánování optimalizovaných tras.
6. Správa pojištění a pojišťovacích událostí: Pravidelně přezkoumejte pojišťovací smlouvy a zvažte možnosti sjednání sjednoceného pojištění s cílem dosažení úspor nákladů. Zavetďe proces pro efektivní správu pojišťovacích událostí a podporu bezpečnosti řidičů s cílem minimalizovat nehody a s tím spojené náklady.
7. Analýza dat o vozovém parku: Využijte softwarová řešení pro správu vozového parku a analýzu dat k monitorování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI), jako je spotřeba paliva, náklady na údržbu, míra využití vozidel a chování řidičů. Analyzujte data a identifikujte oblasti zlepšení, na jejichž základě budete schopni informovaně rozhodovat o snižování nákladů.
8. Správa dodavatelů a dodavatelských vztahů: Vyjednávejte příznivé smlouvy s dodavateli, včetně dodavatelů paliva, služeb údržby a oprav a výrobců vozidel. Zvažte slevy za hromadný nákup, preferované sazby služeb a dlouhodobé smlouvy s cílem optimalizovat náklady.
9. Sdílení a spolujízda: Zvažte zavedení programů spolujízdy mezi zaměstnanci s cílem snížit počet vozidel potřebných ve vozovém parku. Sdílení vozidel může snížit náklady, podporovat udržitelnost a zvýšit míru využití vozidel.
10. Integrace technologií: Využijte pokročilé technologie, jako jsou telematika, trasování GPS a softwarová řešení pro správu vozového parku, k automatizaci procesů, zlepšení efektivity a získání cenných poznatků o provozu vozového parku.

Je jasné, že potřeby správy vozového parku se liší ruku v ruce s provozními specifiky každé organizace a mění se také v čase. Nepřetržitě proto monitorujte a analyzujte výkon vozového parku, například s pomocí dashboardů nebo pokročilého reportingu ve vaší aplikaci pro správu vozového parku. Budete tak moci přizpůsobovat strategie dle aktuální potřeby a situace. A nezapomeňte také na zpětnou vazbu od řidičů a dalších zúčastněných stran, může vám pomoci najít další cesty k optimalizaci provozu nebo úsporám.

Hlavní problémy správy vozového parku a čtyři nástroje pro jejich řešení

Jako správce vozového parku jste si jistě dobře vědomi mnoha výzev, které jsou spojeny se správou vozového parku. Úkoly spojené se správou vozového parku mohou být složité a časově náročné – od zajištění řádné údržby a oprav vozidel, přes sledování a plánování využití vozidel až po zpracování dokumentů a dokumentace.

Jednou z hlavních výzev správy vozového parku je udržet si přehled o všech různých úkolech a povinnostech. Při sledování a údržbě více vozidel a často i velkého množství papírů a dokumentace, které je třeba spravovat, se může snadno stát, že ztratíte přehled o důležitých detailech nebo prošvihnete důležité termíny.

Dalším častým problémem je řízení nákladů spojených se správou vozového parku. Údržba a opravy vozidel, pohonné hmoty, pojištění a další výdaje se mohou rychle sčítat, a proto je důležité tyto náklady pečlivě sledovat a řídit, aby vozový park fungoval efektivně a v rámci rozpočtu. Pravidelný reporting provozních a finančních dat nadřízeným může také ubírat hodně času a vytvářet řadu nedorozumění.

Naštěstí je k dispozici mnoho nástrojů a technologií, které manažerům a správcům vozových parků pomáhají tyto problémy zvládat a efektivněji spravovat vozové parky. Zde jsou nejlepší z nich:

Software pro správu vozového parku

Software pro správu vozového parku je výkonným nástrojem pro sledování a správu všech aspektů vozového parku, od údržby a oprav vozidel přes spotřebu paliva až po rozvrhy a trasy řidičů. Tento typ softwaru obvykle nabízí řadu funkcí a nástrojů, včetně přednastaveného reportingu a připomenutí událostí a požadovaných akcí kolem flotily. Může pomoci zefektivnit mnoho administrativních úkolů spojených se správou vozového parku.

Elektronická záznamová zařízení (ELD)

Elektronická záznamová zařízení (electronic logging devices – ELD) jsou cenným nástrojem pro sledování a správu využívání vozidel, včetně provozní doby řidičů a rychlosti vozidel. Zařízení ELD jsou pro mnoho vozových parků vyžadována zákonem a mohou pomoci zajistit dodržování národních předpisů a zlepšit efektivitu provozu vozidel.

Mobilní aplikace

Mobilní aplikace mohou být užitečným nástrojem pro manažery a správce vozových parků, protože nabízejí pohodlný přístup k důležitým informacím a nástrojům na cestách. Někteří poskytovatelé softwaru pro správu vozového parku nabízí mobilní aplikace, které umožňují také řidičům přístup k vybraným funkcím a zadávání provozních údajů z jejich chytrých telefonů nebo tabletů, což usnadňuje sledování a správu vozidel a řidičů i mimo kancelář.

Telematika vozidel

Telematické systémy vozidel jsou pro správu vozového parku stále oblíbenější a nabízejí řadu výhod včetně sledování a monitorování polohy vozidel, rychlosti a dalších klíčových údajů v reálném čase. Telematické systémy mohou manažerům a správcům vozových parků pomoci zvýšit bezpečnost, snížit spotřebu paliva a optimalizovat směrování a plánování vozidel. Integrace telematických systémů se softwarem pro správu vozového parku pak přináší další výhody a zjednodušení práce fleet managerům.

Celkově je správa vozového parku spojena s mnoha výzvami, ale se správnými nástroji a technologiemi je možné tyto výzvy překonat a efektivně spravovat vozový park. Zavedením správné kombinace softwaru, zařízení a mobilních aplikací mohou správci a administrátoři vozových parků zvýšit účinnost a efektivitu provozu svých vozových parků a zajistit bezpečný a hospodárný provoz vozidel.

Jak zapojujeme zákazníky do vývoje produktu

Při vývoji produktu je vždy náročné najít ty vlastnosti a funkce, které zákazník chce, a zároveň mezi nimi vybrat k realizaci ty, které jsou technologicky a finančně proveditelné. Při rozhodování o nových funkcích se tedy můžete:

1. řídit svým instinktem.
2. můžete si „vypůjčit“ od konkurence
3. nebo se můžete zeptat svých zákazníků či konzultantů

No, a my to vlastně děláme všechno. Jak ale stanovit priority funkcí pro nejlepší poměr ceny a výkonu? Ve vývoji Fleetmana používáme dva výkonné nástroje a pečlivě vyladěný proces.

Za prvé, průběžně shromažďujeme všechny potenciální nápady. Od každého. Nic nezapadne. Naši zákazníci, náš produktový tým, marketing… v podstatě každý má přístup k našemu Ideas portálu, který jsme začlenili do našich webových stránek. Používáme známý český nástroj pro vývoj produktů – #Productboard. A i když se stále učíme využívat všechny jeho možnosti, od začátku nám výrazně pomáhá v organizaci procesu. Pomocí portálu Productboardu sbíráme podněty z trendů na trhu, od vývojářů a konzultantů a, což je asi nejdůležitější, z každodenní praxe našich zákazníků.

Poté na pravidelných schůzkách všech zúčastněných stran vyhodnotíme jednotlivé funkce a stanovíme jejich priority. Vývoj, marketing, obchod, management… je to často dlouhé a živé setkání, dovedete si to představit. Ale na konci máme prioritizovanou roadmapu, kde zhruba známe hodnotu a náklady těchto funkcí.

Ve třetí fázi používáme další silný nástroj: #AzureDevOps, kde schválenou funkci z Roadmapy provedeme vývojem, testováním a nasazením, přičemž bereme v úvahu vstupy z předchozích dvou fází, které vidíme v Productboardu.

Takto tedy vybíráme, které funkce přidáme do našeho produktu. S pomocí nástrojů #productboard a Azure #devops a s cílem vybalancovat co nejlépe spokojenost zákazníků, jejich potřeby na jedné straně a technologickou či ekonomickou udržitelnost produktu na druhé.

Tomáš Pavlíček, produktový ředitel

Konica Minolta IT Solutions Czech

Jarní novinky ve Fleetmanu

Přehlednější zobrazení nejdůležitějších informací, ještě praktičtější a barevnější reporting v Power BI, nebo nejžádanější rozšíření – kniha jízd v mobilu. To jsou hlavní novinky našeho jarního release aktualizací Fleetmana. Neustále nasloucháme zpětné vazbě našich zákazníků. S rostoucím počtem uživatelů také vidíme lépe do toho, jak aplikaci reálně využívají. To jsou hlavní zdroje poznatků pro kontinuální zlepšování. A máme toho nového víc. Pojďme se na to podívat zblízka.

Vozidlo 360° – přehledná obrazovka informací o vozidle

To je typický příklad úprav na základě zpětné vazby. Vyhodnotili jsme si nejčastěji využívaná data o vozidle, dříve rozmístěná na více obrazovkách, záložkách a podobně. A sestavili jsme z nich přehlednější a praktičtější náhled na první obrazovce, kterou uživatel o vozidle uvidí. A pojmenovali jsme tento nový pohled jako Vozidlo 360°.

Abychom tyto informace mohli uspořádat opravdu přehledně, použili jsme novou komponentu, nazvanou “Informační dlaždice”. Ty soustřeďují a zobrazují data z různých oblastí jako je servis, finanční rozvaha vozidla, spotřeba atd. A také aktuální obrázek vozidla. To se hodí pro rychlou identifikaci.

Samozřejmě, mohou se hodit i ostatní data o vozidle. Ty jsou také snadno dosažitelné, přesunuli jsme je na záložku Podrobnosti.

Posuďte sami:

360° přehled o vozidle

Driver Hub – kniha jízd v mobilu

U našich zákazníků jsme vnímali také silnou poptávku po jednoduché aplikaci pro řidiče pro záznam a vykazování jejich jízd. Fleetman funguje technologicky na Power Platform, což znamená, že postavit novou mobilní aplikaci bylo technicky relativně snadné. Jiná věc je samozřejmě vybrat a sestavit správně jednotlivé funkcionality. Tak, aby se aplikace snadno používala a zároveň fungovala jako zdroj dat, se kterým se dá dále pracovat ve Fleetmanu, už plně pod kontrolou správce vozového parku.   

Aplikaci je možné nasadit ve firmě také samostatně, bez Fleetmana. Předpokládáme další vývoj podle praktických zkušeností, už nyní ale poskytuje tyto funkcionality:

• Vedení záznamu o provedené jízdě (služební / soukromé) v rozsahu 
• Databáze často využívaných lokalit pro rychlejší a snadnější zadávání jízd 
• Přehled základních technických informací o vozidle 
• Integrace na produkt Fleetman 

Aplikace Driver Hub je licencovaná a instalovaná samostatně. V případě zájmu o tuto aplikaci nás kontaktujte pomocí supportního portálu. 

Driver Hub aplikace domovská obrazovka

Fleetman sestava v Power BI

Kdo neměří, neřídí. Ani efektivitu a účelnost vozového parku. Fleetman pracuje s mnoha měřitelnými daty o provozu flotily. Pro lepší řízení umí také data přehledně zobrazit a vyhodnotit. Krom vlastních základních grafických dashboardů se umí Fleetman propojit také s reportingovým a analytickým nástrojem Microsoft Power BI. V jarním release jsme tuto možnost integrace posunuli ještě dále a připravili jsme vlastní sestavu reportů přesně podle potřeb správců vozového parku, ale také jejich manažerů a finančních ředitelů.

Reporty vizualizují například údaje o:

• Řidičích a vozidlech – náklady a zisky podle typu, hospodářskou rozvahu, predikci ukončení leasingu
• Servisních zásazích – typy, náklady, predikce data prohlídek, pojistné události v čase a podle zavinění
• Tankování – geografická distribuce, náklady
• Celkových parametrech flotily – poruchovost podle modelů, predikce a plánování nákladů, meziroční srovnání

Power Bi dashboard in Fleetman

Pro běh reportu není potřeba žádná další dodatečná licence. Základní práce s reportem může probíhat ve volně dostupné verzi nástroje Power BI. Více ohledně licencování Power BI lze najít zde. 

Pokud budete mít zájem o rozšíření licencí pro práci v PowerBI online, kontaktujte náš support. 

…a mnoho dalších menších vylepšení

Krom těchto tří nejzajímavějších vylepšení jsme v jarním releasu zapracovali na mnoha drobnostech, převážně zaměřených na praktičnost a jednoduchost používání aplikace. Patří sem například:

• Kompletně konfigurovatelná evidence zařízení ve výbavě vozidla (evidence čehokoliv)
• podpora více měn (multi-currency) při vedení finančních ukazatelů
• predikce data příštího servisu nebo ukončení leasingové smlouvy
• evidence generovaných zisků (například pokud své vozy pronajímáte)
• přehlednější sledování servisních stavů (kdy je vozidlo připraveno k použití)
• příjemnější editace poznámek na kartě vozidla
• rychlejší práce s některými záznamy (uzavření servisu, tvorba záznamu pneumatik)

…a další zdánlivé drobnosti. Naši zákazníci, kteří systém již využívají se samozřejmě o všech novinkách A mohou se těšit na další vylepšení na kterých už intenzivně pracujeme.

Jak vám Fleetman pomůže dnes?

Správa vozového parku je pestrá práce, pořád se něco děje. Fleetman vám pomůže každodenní výzvy zvládat mnohem lépe, rychleji a jednodušeji. Prostě vám ušetří stres. Podívejte se na konkrétní situace a jak vám v nich Fleetman prospěje. 

Notifikace

Termíny servisních prohlídek, STK, ukončení smlouvy, splatnosti faktur… spousta úkolů každý den, znáte to. Fleetman vám pomůže na nic nezapomenout.  Má šikovnou věc, zvanou Notifikace:

Správa dokumentů

Se správou flotily se pojí spousta papírování. A když zrovna potřebujete tu fakturu, leasingovou smlouvu nebo škodní událost, nechcete ji hledat po šanonech bůhví kde.

Chcete si prostě ze záznamu vozu jedním klikem otevřít právě ten dokument, který potřebujete. Ve Fleetmanu máte všechny dokumenty na jednom místě. Navíc vždy přiřazené k tomu autu, řidiči, nebo události, kterých se to týká. Prostě pohodlí, úspora času a pořádek.

Servisní událost

Když už se něco s auty stane, chcete vyřídit nápravu co nejrychleji. S Fleetmanem máte na pár kliků  pod kontrolou celý proces servisní události i náklady. 

Export dat

Občas potřebujete vytáhnout nějaký konkrétní přehled o vašich autech i pro lidi, kteří s Fleetmanem pravidelně nepracují. Naštěstí už nemusíte vyhledávat a vypisovat nic ručně. Za pár vcteřin si připravíte export třeba do Excelu.

Takových situací zvládá samozřejmě Fleetman mnohem víc. Vyzkoušejte si ho v  Test Drive na Microsoft AppSource.

Nebo nám dejte vědět, probereme vaše konkrétní požadavky.

Kolik stojí Fleetman? Příklad cenotvorby pro středně velkou firmu

Někdy se prostě komplikacím nevyhnete, ať se snažíte sebevíc. Mohou mít podobu třeba různých položek a typů licencí v ceníku produktu. Více typů licencí však může také znamenat větší svobodu pro zákazníky. Od těch našich jsme zjistili, že náš ceník, může být na první pohled trochu komplikovaný. Ale nebojte, jsme tady, abychom vám pomohli. Můžete nás kontaktovat se svým dotazem přímo přes náš kontaktní formulář. Anebo můžete číst dále a dozvědět se, jak vypadá typická skladba ceny u středně velkého zákazníka.   

Když jsme produkt navrhovali, chtěli jsme, aby byl uživatelsky jednoduchý, kompatibilní se stávající technologií u zákazníků, pružný a škálovatelný. Jasná volba pak byla Microsoft Power Platform. S tou se ovšem pojí specifická licenční struktura, která zohledňuje vaše již zakoupené Microsoft licence (úspora pro vás!) a zároveň nám umožňuje licencovat naši vlastní technologii, kterou jsme na ní vyvinuli.

Řekněme tedy, že jste společnost s vyššími desítkami, nebo nižšími stovkami aut ve vozovém parku. Máte několik poboček, kde jsou vozidla rozmístěna a spravována. Z pohledu Fleetmana tedy:

• Máte jednoho hlavního správce vozového parku a čtyři jeho asistenty na pobočkách (back-office, technici, apod.)
• Používáte Office 365 pod licencí Microsoft 365 Business basic nebo vyšší
• Nemáte nyní žádné licence Microsoft Power Apps
• Rozhodli jste se implementovat rychle a efektivně s pomocí dodavatele

Celkově v tomto případě zaplatíte 128,5 euro měsíčně

a jednorázový implementační náklad ve výši 3 753 euro.

Strukturu ceny v jednotlivých položkách najdete v tabulce níže:

K tomu je možné pořídit tzv. add-ony (doplňkové moduly), například integrační modul Ecofleet. Ten se vyplatí zvážit, pokud přímo v aplikaci využijete pokročilou telemetrii jako aktuální ujeté kilometry, nebo třeba teplotu v nákladovém prostoru. Tento specifický add-on vás vyjde na 60 euro měsíčně na celý tenant (implementaci).

Pokud budete mít jakékoliv dotazy ohledně cen a licencí, využijte prosím náš kontaktní formulář.

Vyzkoušejte si Fleetmana! Produktové demo je k dispozici v AppSource

Pracovní nástroje, které budete často používat si prostě chcete osahat. Znáte to – i když kupujete třeba jen obyčejné kladivo. Stojíte v obchodě před regálem a nestačí vám vybrat si jen očima. Chcete si jednotlivé kousky potěžkat, zjistit, jak sedí v ruce, třeba se i párkrát zkusmo rozmáchnout.  A je samozřejmě mnohem těžší posoudit vhodnost aplikace pro vaši organizaci, aniž byste si ji sami vyzkoušeli. Reálné pracovní procesy, které vám má aplikace usnadnit, hlavní funkce a především vzhled a ovládání je něco, co je potřeba prostě vyzkoušet. Fleetman vám to umožní v nové demo verzi, kterou jsme pro vás vytvořili.

Demo jakékoliv aplikace vám samozřejmě neukáže provoz s reálnými daty. Ani vám nepředvede, jak vám pomůže s takovými těmi životními situacemi, které si prostě předem nepředstavíte. Ale napoví vám hodně o tom, jak si s aplikací v každodenním pracovním zápřahu budete rozumět. Teď si to můžete vyzkoušet i s Fleetmanem. Jako správná aplikace visí ve svém app storu. Protože je postavená na Microsoft PowerPlatform, najdete ji konkrétně v AppSource Microsoftu.  A tam si ji můžete snadno přes funkci „Test Drive“ vyzkoušet ve dvouhodinovém demo prostředí. Aplikace ho vytvoří speciálně pro vás. Nebojte a zkuste si to třeba hned.

Fleetman najdete v Microsoft AppSource

Aplikace Fleetman byla publikována v AppSource – tržišti aplikací společnosti Microsoft. 

Podle studie společnosti Forrester z dubna 2019 je pro 73 % firemních nákupčích snazší nakupovat přímo na webu. Podle stejné studie bude v roce 2023 přes eCommerce uzavřeno 17 % všech business-to-business transakcí. Pro SaaS aplikace je online prostředí přirozený distribuční kanál. Tak jako mnoho jiných věcí, i tržiště s aplikacemi („app story“), přicházejí z domény B2C také do B2B.

Microsoft AppSource je ve zkratce app store pro business aplikace postavené na Microsoft technologiích, a to zejména Dynamics 365, Azure a Power Platform. Má pomáhat organizacím lépe využít technologie Microsoft pro své obchodní a provozní potřeby díky specializovaným řešením a službám třetích stran – partnerům Microsoft.

Fleetman najdete v Appsource zde.