Chybovat je lidské a omyly a chyby jsou bohužel na denním pořádku. Někdy jsou úsměvné, jindy mohou způsobit velké potíže. Omylům a chybám se snažíme předcházet stanovováním firemních pravidel nebo také směrnic. Ve vztahu k informacím lze pomocí směrnic určit jednotlivé typy dokumentů, dobu jejich uchování, místo uchování, způsob zacházení nebo omezení v přístupu na základě klasifikace dokumentu (kdo by neznal červený nápis na deskách „Confidental“ ze špiónských filmů). Ale ani sebelepší klasifikace nic nezmůže, když je člověk nepozorný. Příkladem může být chybně vybraný adresát emailu, pokud máte v adresáři více kontaktů se stejným jménem a příjmením (někdy stačí jen se stejným příjmením). 

Prostředí Microsoft 365 umožňuje stanovit pravidla pro zacházení s informacemi a díky tomu takovýmto omylům efektivně zabraňuje. Pomocí klasifikace lze definovat typy dokumentů a na každý takový typ určit pravidla pro přístup, uchování a auditování (záznam aktivit, které s dokumentem uživatelé provádí). Jinými slovy, když nastavíte typ dokumentu jako interní a v pravidlech pro interní předpisy stanovíte, že k němu nemá mít přístup nikdo mimo firmu, nebude možné dokument přeposlat ani sdílet mimo. 

Spoléhat na to, že uživatelé budou svědomitě nastavovat správnou klasifikaci všem dokumentům a nebudou ji měnit, by bylo dost naivní. Ale v tomto směru přichází Microsoft 365 s podporou umělé inteligence, kterou lze vytrénovat, aby typy sama rozeznávala a informace klasifikovala. Takto připravenému automatu neunikne žádný email, zpráva ani dokument v Teams nebo dokument uložený na OneDrive nebo SharePoint. 

Prostřednictvím Compliance Center v prostředí Microsoft 365 získáváte dokonalý přehled o vybraných typech informací a co se s nimi děje. 

Podívejte se na video níže, kde se dozvíte více: 

Pokud chcete vědět, jak tuto, ale i další funkčnosti kolem bezpečnosti běžně využívat v každodenní praxi, podívejte se na náš páteční podcast na kmits.cz/365yt.
Nebo se zaregistrujte k odběru článků zde a další tipy vám budou chodit do vaší e-mailové schránky (samozřejmě jde odběr opět i jednoduše zrušit).

 

Tým Konica Minolta IT Solutions Czech

kmits.cz/li

Reference

Mám zájem