Elektronické odesílání dokladů obchodním partnerům

O podnikovém řešení Dynamics 365 Business Central (dále D365BC) jsme již mluvili v předchozích článcích. Pomůže také v rámci obchodních procesů, kdy vytváří a zpracovává doklady používané pro komunikaci s obchodními partnery.

Doklad, který vytvoříte v D365BC, je často potřebné odeslat vašemu obchodnímu partnerovi. Může jít o nákupní objednávku na straně nákupu nebo prodejní fakturu na straně prodeje.

Samozřejmostí je doklad vytisknout a poslat fyzicky partnerovi. V dnešní době se ale tisk dokladů na papír a odesílání poštou přestává používat. Je to pracné, pomalé, neekologické, ale zejména finančně nákladné. Stále ve větší míře se přechází na elektronický přenos a zpracování dokladů.

V D365BC existuje více možností přenosu a zpracování dokladů. V dnešní ukázce si představíme první ze způsobů elektronického odesílání dokumentu, a to pomocí e-mailu.

S každým partnerem můžete komunikovat jiným způsobem. Možnosti, jakými odesíláte doklady svým obchodním kontaktům, nastavujete v tzv. profilech odesílání dokladů:

V seznamu profilů odesílání dokladů je vždy jeden profil zvolen jako výchozí, který pak systém použije u partnera, který nemá žádný profil nastaven.

Scénář zprovoznění odesílání dokladů e-mailem si ukážeme na dodavateli a na odeslání nákupní objednávky:

• Provedeme kontrolu seznamu profilů odesílání a případně doplníme.
• Na kartě dodavatele nastavíme vybraný profil odesílání dokladů.
• Na kartě dodavatele nastavíme e-mailovou adresu, na kterou budeme odesílat nákupní objednávky.
• Vybereme příslušnou nákupní objednávku a zvolíme funkci tisk a poté odeslat.
• V dialogu po spuštění funkce, můžeme doplnit e-mailovou zprávu.

Může nastat případ, kdy budete potřebovat odesílání dokladů specifikovat detailněji. Např. svému zákazníkovi chcete odesílat dodací list na jednu e-mailovou adresu, a fakturu na druhou e-mailovou adresu. A navíc chcete tomuto klientovi posílat formát dodacího listu nebo faktury upravený dle jeho požadavků. V tomto případě využijete nastavení rozvržení dokladu na kartě partnera.

Scénář využití funkce rozvržení dokladu si ukážeme u vybraného zákazníka:

• Na kartě zákazníka vybereme funkci rozvržení dokladu.
• Zde zadáme typy dokladů, ID sestavy a e-mailovou adresu.
• Vybereme příslušný zaúčtovaný doklad a zvolíme tisk a odeslat.
• Zaúčtovaný doklad je možné odeslat také současně s jeho vytvořením, tj. při účtování.

Ve videu si nyní ukážeme příklad nastavení dodavatele a odeslání nákupní objednávky dodavateli. Podíváme se na nastavení rozvržení dokladu u vybraného zákazníka a odeslání faktury.

Konica Minolta IT Solutions na základě zkušeností s implementací D365BC u zákazníků rozšířila tuto funkčnost v rámci aplikace BA4commerce o další možnosti. Toto řešení si podrobněji ukážeme na konci týdne při rekapitulaci funkcí pro elektronický přenos a zpracování dokladů.

Před tím si ale v příštím článku ještě představíme další ze způsobů elektronického přenosu a zpracování dokladů, a to je EDI (elektronická výměna dat).

Přemýšlíte o implementaci moderního ERP systému ve své společnosti a chcete se dozvědět o aplikaci Microsoft Dynamics 365 Business Central více? Stačí kliknout na tlačítko „Mám zájem“ vpravo dole a naši konzultanti vám rádi vše vysvětlí.

Václav Procházka, Senior Support Manager

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li