Užitečné nástroje při správě obchodních partnerů v systému Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central je moderní komplexní systém pro řízení podniku, který pomáhá firmám zefektivnit mimo jiné také obchodní procesy, tedy prodej a nákup. Tento týden jsme se zabývali, jakým způsobem Business Central umožňuje spravovat číselníky obchodních partnerů přímo v systému. Dnes si zrekapitulujeme, jak jsou číselníky obchodních partnerů v systému strukturovány a jaké jsou vazby mezi nimi. Ukážeme si, jak šablony zákazníků a dodavatelů zjednodušují proces zakládání nových záznamů do číselníků, jak lze sloučit případné duplicitní záznamy pod jednu kartu a jak je v systému zajištěn soulad s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).

Podívejte se na rozhovor Petry Laštovkové s naším expertem na Business Central Petrem Pospíšilem. Shrnutí najdete v článku u videa a důkladnější představení těch nejpraktičtějších funkcí pod odkazy v textu.

Přemýšlíte o implementaci moderního ERP systému ve své společnosti a chcete se dozvědět o aplikaci Microsoft Dynamics 365 Business Central více? Stačí kliknout na tlačítko „Mám zájem“ vpravo dole a naši konzultanti vám rádi vše vysvětlí.

Šablony zákazníků a dodavatelů

Jak založit nový obchodní kontakt, a přitom efektivně využít napojení systému na externí rejstříky ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů systému) a VIES (registru plátců DPH v rámci EU)? To jsme si představili v prvním článku tohoto týdne. Aktualizací z rejstříků lze do karty automaticky doplnit fakturační údaje partnera, které jsou v rejstříku evidované. V rámci procesu evidence zákazníků a dodavatelů však musí být zadány také další důležité parametry s návazností do ostatních částí systému.

Když uživatel vytváří nového zákazníka nebo dodavatele z kontaktu, je dobré přitom využít šablonu, která automaticky doplní na kartu parametry potřebné pro další práci s partnerem v rámci zpracování procesů prodeje a nákupu.

Šablony jsou uživatelsky nastavitelné a mohou tak být definovány podle potřeb dané společnosti. V rámci šablon se nastavují parametry pro fakturaci, jako jsou měna, účetní skupiny (definice předkontací do účetní části systému a způsob výpočtu DPH), parametry pro prodejní ceny, slevy, platby atp. Díky funkcionalitě šablon lze tedy proces zakládání nových zákazníků zjednodušit, ale především snížit množství chyb.

Před uzavřením obchodu je dobré si partnera také ověřit. Toto téma, jak ověřit obchodní partnery v Microsoft Dynamics 365 Business Central integracemi na veřejné elektronické rejstříky a eliminovat tak riziko spolupráce s nespolehlivými partnery, je podrobněji popsáno ve druhém článku tohoto týdne.

Sloučení duplikátního záznamu

Vzhledem k tomu, že různí uživatelé vytvářejí v průběhu času nové karty zákazníků, dodavatelů nebo kontaktů a nebo jsou záznamy v číselnících vytvořeny automaticky během migrace kmenových dat, může být v systému zastoupen ten samý zákazník, dodavatel nebo kontakt s více než jedním záznamem. V takovém případě můžete použít funkci pro sloučení duplicit. Funkci spustíte z karty záznamu, který chcete zachovat. Stránka funkce poskytuje přehled duplicitních hodnot polí a poskytuje možnosti pro výběr, které hodnoty se mají při sloučení dvou záznamů do jednoho zachovat, nebo zahodit.

Soulad s GDPR

Při evidenci obchodních partnerů a zejména pak kontaktů jsou zadávána také osobní data. V systému Dynamics 365 Business Central je možné využít nástroje pro ochranu osobních dat, které zajistí, že manipulace a ukládání osobních údajů bude v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).

Petr Pospíšil, Senior Consultant

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li