Kromě úspor přináší digitalizace i pozitivní ekologický dopad. Navíc elektronický podpis zjednoduší a zpřehlední interní procesy a komunikaci s partnery.

Digitální podpis se stává součástí našich běžných každodenních úkonů. Jak na něj? Častým způsobem bývá obyčejné auditované potvrzení autentizovaným uživatelem, který pomocí tlačítka potvrdí například seznámení s dokumentem. Pro větší efekt lze ještě do aplikace umístit pole pro vložení podpisu ve formě obrázku. Avšak ani v tomto případě se nejedná o elektronický podpis v pravém slova smyslu. Neumožňuje to nejdůležitější! Ověřit, kdo data podepsal a zda se data od podpisu nezměnila.

Digitální podpis

Autor: Konica Minolta IT Solutions Czech

Pro splnění takového požadavku je potřeba v první řadě bezpečně zjistit identitu podepisujících. Následně provést kontrolní součet dokumentu a zabezpečit jej proti pozměnění s využitím asymetrické kryptografie.

Elektronický podpis od Signi.com

Nejsnazším způsobem je využít nějakého, již hotového, řešení a integrovat ho do své aplikace a svého procesu. Takovým řešením ve formě služby je český nástroj singi.com.

Jedná se o elektronický podpis v souladu s normou eIDAS a s různými možnostmi ověření identity podepisujícího (AML, BankID, mikroplatba…).

Elektronický podpis

Autor: Signi.com

Máte přehled o stavu dokumentů a podpisů. Smlouvy a dokumenty jsou přehledně na jednom místě vč. sledování jejich stavů v reálném čase.

Aplikace umožňuje vytváření dokumentů a smluv nebo nahrání vlastních souborů ve formátech pro PDF, MS Word, Excel a další včetně revizí, schvalovacího kolečka nebo komentování.

Integrace s PowerPlatform

Na stránkách Signi existuje návod pro integraci služeb elektronického podpisu do PowerAutomate flow. Postup přípravy je jednoduchý:

  • Zřídit si účet služby signi.
  • Dotazem na e-mail zažádáte o aktivaci API pro vybrané pracovní prostory na svém účtu.
  • Následuje vygenerování API klíče pro vybraný pracovní prostor.
  • Posledním z přípravných kroků je registrace API klíče prostřednictvím registračního formuláře.

Tím při aktivaci služby snazší část skončila. Přiznám se, že pokus o zprovoznění nabízených konektorů jsem vzdal. Hledat v aktivitě, proč se jí nedaří připojit k API, nebylo zrovna jednoduché. Zato volání podle vzorů prostřednictvím HTTP aktivity začalo fungovat hned na první pokus.

Digitální podpis

Autor: Konica Minolta IT Solutions Czech

Pro efektivní práci je potřeba minimálně dvou PowerAutomate flow:

  • Jedním nahrajete dokumenty k podpisu a určíte, zda požadujete schválení, nebo podpis, zda za stranu navrhovatele se má dokument podepsat automaticky, nebo na výzvu uživatelem, zda má být podepisování paralelní, nebo v určeném pořadí a mnoho dalšího.
  • Druhé flow pak bude čekat jakožto webhook na zprávu signi api a zpracuje informaci o změně stavu procesu.

Pro správu podpisů pak lze využít některé z aplikací Konica Minolta pro správu podpisů a dokumentů, ať už nad platformou M-Files nebo PowerApps v podobě canvas nebo model-driven.

Digitální podpis

Autor: Konica Minolta IT Solutions Czech

Každá společnost musí řešit vznik, oběh a následně uskladnění dokumentů. Součtem nákladů na kopírky, tiskárny včetně nákladů na uskladnění papíru a času stráveném kopírováním a tiskem získáte hrubou představu o nákladech na tento oběh dokumentů. Kromě úspor za výše jmenované přináší digitalizace i pozitivní ekologický dopad. Navíc elektronický podpis zjednoduší a zpřehlední interní procesy a komunikaci s partnery. Elektronický podpis nemusí být vždy ten s certifikátem pracně získaným na CzechPoint. Může mít i formu bankovní identity, elektronické identity občana nebo biometrického podpisu, ke kterému nepotřebujete nic kromě sebe. Digitální podpis vám pak může snížit náklady, usnadnit archivaci a zrychlit jednání.

Využít ho lze v různých situacích: u podpisu smluv, předávacích protokolů, akceptací, zápisů, evidenčních listů majetku, dodacích listů. Dalších případů, kdy podepisujete jakýkoliv dokument v listinné podobě, najdete sami dost.

Jak vidíte, začít používat digitální podpis není nic složitého. Ale může významně pomoci k větší bezpečnosti při práci s dokumenty, jejich ukládáním a sdílením.

 

Autor: Zdeněk Havel, Customer Solutions Architect

Reference

Poptávka