Jak AI proměňuje správu a oběh dokumentů

Autor: Aleš Fukal, Director of Digital Infomation Management division, Konica Minolta 
(Editor: Markéta Holá Linková, Content Marketing Specialist)

Každá firma či organizace denně vytváří, zpracovává a archivuje neuvěřitelné množství dokumentů. Evoluce od tradičních papírových archivů k moderním digitálním systémům se nyní posouvá ještě dál. Jak mění umělá inteligence způsob nakládání s informacemi a dokumenty? A jak s ní efektivně pracovat a využít ji pro úspěch vaší organizace?

Tomuto tématu jsme se věnovali na nedávné konferenci ITAPA AI & Robotics 2024. Shrnujeme pro vás nejdůležitější informace, které by se vám mohly hodit.

Celý záznam prezentace z konference ITAPA si také můžete pustit zde AI vo správe dokumentov a riadenia procesov

Příběh DMS od šanonů přes digitalizaci až po AI

Osobně jsem v praxi již přes 20 let a vzpomínky na firmy plné šanonů a papírových dokumentů jsou stále čerstvé. Věřím, že takovýto Document Management Systém ještě zná většina z nás.

První vlna transformace umožnila přechod od fyzických dokumentů k digitalizovaným verzím od složek ve vašem počítači až po sofistikovanější správu, archivaci a cloudová úložiště. Trend je jasný, minimalizovat papírové procesy a dokumenty na absolutní minimum.

Ve skutečnosti nám s tím umělá inteligence již dávno pomáhá, a to řadu let. Pojďme se na to podívat.

S čím vším AI pomáhá nebo může pomoci

Vstup umělé inteligence do správy dokumentů přináší skutečnou revoluci. Nejenže pomáhá k vyšší efektivitě procesů, ale otevírá dveře novým možnostem, které byly dříve nepředstavitelné.

Extrakce dat

Jedna z klíčových oblastí, kde AI exceluje. Díky pokročilým algoritmům dokáže rychle a přesně získat informace z dokumentů.

Jeden z takových nejčastějších scénářů je například získávání údajů z přijatých faktur nebo dodacích listů nebo účtenek. Nástroje, které k tomu dnes využíváte již léta používají umělou inteligenci na pozadí tak, aby z těchto dokumentů dokázala indexovat a vytáhnout data. Značně vám tak usnadňuje účetnictví nebo třeba správu zásob.

Automatická klasifikace a třídění dokumentů

AI dnes dokáže nejen identifikovat typ dokumentu, ale také ho automaticky zařadí do správné kategorie nebo k dalšímu zpracování. To zlepšuje organizaci dokumentů i efektivitu práce.

Tady už to ale může být i komplikovanější. Při organizaci dokumentů je někdy složité rozhodnout, jak s nimi naložit, zda je archivovat nebo začlenit do dalšího procesu nebo poslat dál. Umělou inteligenci v tomto případě lze trénovat tak, že využívá data a hodnoty z minulosti, aby vám takové rozhodování usnadnila. Analyzuje starší dokumenty a navrhne, co dělat s těmi novými. Snadno pak určíte, co a jak dále spustit do procesu, archivovat nebo třeba rovnou odeslat mailem na další oddělení či pobočku.

Detekce informací a duplicit

Jak již bylo uvedeno, množství dokumentace v archivech je obrovské. Často jsou navíc soubory uloženy duplicitně na více místech. V ohromném kvantu dat se AI rychle zorientuje, identifikuje duplicity a zbytečné informace. Tím výrazně usnadní celý váš systém DMS a uvolní místo v úložištích.

Shrnutí obsahu a překlady

Není nutné číst zbytečně dlouhé dokumenty a ani si lámat hlavu s překladem z nejrůznějších jazyků. AI vám dá rychlý souhrn obsahu, včetně potřebného překladu.

Nečekejte ale výstup klasického online překladače typu Google Translator. Tady se můžete „ptát dokumentů“ ve svém rodném jazyce, i když jsou napsány jazykem jiným. Navíc můžete trénovat AI k terminologicky správnému překládání na míru vašemu oboru, ať už jde o konkrétní jazykové formulace nebo odborné pojmy, například v oblastech práva, výroby, zdravotnictví a dalších.

Jak bezpečná je AI

V oblastech bezpečnosti a organizace dat AI přináší řešení, která mohou zásadně ovlivnit nakládání s informacemi. Dokáže detekovat a eliminovat duplicity, vytvářet bezpečnostní modely i správně nastavit příslušná oprávnění. Pomůže udržet vaši správu dokumentů organizovanou a zabezpečenou.

Zaměřte se na pořádek v datech a uživatelská oprávnění.

Pořádek v informacích jde ruku v ruce z bezpečností. Jak již bylo zmíněno, je potřeba detekovat a odbourat duplicitní ukládání a získat plný přehled i kontrolu nad oběhem i archivací dokumentů.

Další věc jsou bezpečnostní modely a správně nastavená oprávnění a přístupy k jednotlivým dokumentům. Určitě nechcete, aby například konkrétně natrénovaná neuronová síť dávala někomu přístup třeba k informacím o mzdách, když se o to pokusí.

AI ve vašich službách

Poznejte nástroje umělé inteligence, naučte se je ovládat a využít jejich sílu ve prospěch své firmy. AI už dnes není jen budoucnost, je to současný svět, který nám poskytuje příležitost pozitivně proměnit naši práci v mnoha směrech.

Jak na to?

• Naučte se vytvářet dokumenty s podporou AI.
• Zaměřte se na pořádek v datech.
• Vytvářejte vlastní specifické modely, na nich postavíte AI tak, aby vám nejvíce pomáhala.
• Vezměte si na pomoc zkušeného průvodce.

Jak vám s AI pomůže Konica Minolta

Projdeme s vámi cestu k plnému využití AI na míru vaší firmě a jejím potřebám. Pomůžeme vám zorientovat se v celé nabídce technologických řešení. Zaměříme se na následující:

Adopce práce s nástroji umělé inteligence

• na platformě Microsoft
• v oblastech dokumentových systémů jako je například technologie M-Files a s využitím nativní AI služby AINO
• využití vytěžovacích nástrojů ABBY (například v již zmíněné oblasti fakturace)

Posouzení nasazení AI z hlediska účelu, bezpečnosti a standardů

Vyhodnotíme vaši stávající situaci a na základě toho doporučíme, kde umělou inteligencí můžete nasadit a použít. Ne vše, co je dostupné, může být vhodné pro vás. Společně zvážíme, kde konkrétně to dává smysl, co to vaší firmě přinese.

Vývoj AI nástrojů

Na základě vašich přání a požadavků pro vás připravíme konkrétní nástroje AI, například chatboty.

Vytváření zákaznických AI modelů

Zde se nejvíce setkáváme s jazykovými modely. Konica Minolta pak vytváří vlastní neuronovou síť pro řešení průmyslové video-analýzy. V této souvislosti vzniklo naše globální výzkumné centrum v Brně a naši odborníci zde spolupracují v rámci celé České i Slovenské republiky.

AI mění způsob, jakým pracujeme, komunikujeme, a dokonce i myslíme. V Konica Minolta jsme připraveni, abychom vám pomohli tuto změnu přijmout a využít ji ve prospěch vaší společnosti. Neváhejte nás kontaktovat.

Projděte si i další zdroje k tomuto tématu:

DMS & ECM řešení pro vaši chytrou kancelář

Digitalizujete na efekt, nebo pro efektivitu firmy?