Jak si usnadnit pracovní úkoly nejen na home office, ale i v kanceláři

Také vás trápí, jak si udržet přehled o všech svých úkolech v záplavě pracovních i domácích činností? Máme pro vás usnadnění v podobě tipů, jak správně pracovat s aplikacemi Planner, ToDo a MyInsights.

Více zjistíte na blogu, kde se jednotlivými aplikacemi zabýváme detailněji.

Mezi hlavní témata patří:

  • Všechny úkoly pohromadě v Microsoft Teams
  • Své úkoly mám vždy po ruce
  • ToDo – Seznam běžných (pracovních) úkolů
  • Planner – projektové úkoly a jejich plánování
  • MyInsights – Na zapomenuté úkoly upozorní e-mail

 

Podívat se také můžete přímo na video na toto téma.

Pokud chcete vědět, jak běžně využívat v praxi další funkčnosti z ekosystému Microsoft 365, podívejte se na další články nebo se přihlaste k odběru novinek (níže na stránce), které Vám 1x za měsíc pošleme na e-mail.

Nebo nás kontaktujte pro více informací. 

 

Petra  Laštovková, Marketing Specialist

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li

Jak si usnadnit pracovní úkoly nejen na home office, ale i v kanceláři

Před více než rokem začalo mnoho lidí pracovat z domova. My v Konica Minolta IT Solutions Czech jsme se v té době rozhodli spustit kampaň „Produktivita 365“. Připravili jsme pro vás téměř 50 tipů, jak vám Microsoft 365 může usnadnit práci.

Nyní bychom vám rádi připomněli některé z nejužitečnějších tipů, které si uživatelé oblíbili, a zároveň ukázali novinky, které se v aplikacích Microsoft 365 za tu dobu objevily.

Také vás trápí, jak si udržet přehled o všech svých úkolech v záplavě pracovních i domácích činností? Máme pro vás usnadnění v podobě tipů, jak správně pracovat s aplikacemi Planner, ToDo a MyInsights.

Všechny úkoly pohromadě v Microsoft Teams

Skvělou zprávou je, že již nemusíte používat několik aplikací, všechny jsou dostupné na jednom místě – v Microsoft Teams.

Jednoduše tak můžete mít přehled o svých úkolech, ale i úkolech v rámci týmu. Jak na to? Stačí, když v Teamsech kliknete vlevo dole na tři tečky pro přidání aplikací a zvolíte „Tasks by Planner and To Do“.

Teams_Viva Insights

Poté na ikonu úkolů kliknete pravým tlačítkem a dáte „připnout“, tím zajistíte to, že budete mít úkoly při ruce kdykoliv zapnete Teamsy.

Teams_pin

 

Své úkoly mám vždy po ruce

Někdy prostě nemáme možnost zapnout počítač a vyřešit pracovní povinnosti. Ale telefon máme po ruce téměř vždy. 

Stáhněte si mobilní aplikace balíku Microsoft 365 a „vyklikejte“ si úkoly nebo si zapište, co potřebujete udělat, ať jste kdekoliv.

V online obchodech s aplikacemi pro iOS a Android stačí kliknout na stažení (zdarma) a přihlásit se svými firemními přihlašovacími údaji. O zbytek se postará už Microsoft 365.

Zde naleznete odkazy na ty nejzajímavější aplikace a ukázku použití ToDo na telefonu.

 

Ještě jste s ToDo a Plannerem buď vůbec nepracovali, nebo si potřebujete jejich používání osvěžit?

ToDo – Seznam běžných (pracovních) úkolů

Pokud hledáte úkolovníček, který bude fungovat jak na ve webovém prohlížeči, tak na mobilu, a ještě navíc bude obsahovat úkoly z Outlooku, aplikace ToDo je tím pravým právě pro vás.

Jak to funguje?

Vyberete si ze seznamu úkoly, které potřebujete / chcete stihnout „dnes“, a zařadíte si je do pohledu „Můj den“ (My day). Aplikace vám ukáže v samostatném pohledu úkoly, které máte jako důležité (Important), a také ukáže e-maily, které jste si označili jako „follow-up“, tedy že na ně máte ještě reagovat.

Pokud využíváte aplikaci Planner, vaše úkoly z projektů se vám ukáží také v aplikaci ToDo, takže nemusíte otevírat další aplikace.

Samozřejmostí jsou též vlastní seznamy, například úkoly týkající se služebních cest nebo dalších aktivit, které by se daly označit jako vaše soukromě-firemní úkoly.

Podívejte se, jak aplikace ToDo vypadá.

 

Planner – projektové úkoly a jejich plánování

Vidíte všechny plány, u kterých jste vlastníkem, a zároveň vidíte všechny své projektové úkoly. Aktivity můžete řadit do stádií a tzv. „bucketů“, čímž si vytvoříte různé kategorie úkolů v rámci jednoho plánu nebo je využijete na posun mezi jednotlivými stavy úkolů (plánováno, splněno, eskalováno, …).

U úkolů můžete sledovat, co vše je nutné udělat, vytvořením úkolů, ale také podúkolů. Můžete přidat přílohy jako odkazy, nahrát soubor nebo prolinkovat soubor se SharePointem. Pod každým úkolem můžete vést komentáře, takže je konverzace vždy v kontextu.

Každý takový plán je součástí tzv. Mircrosoft  365 skupiny, a proto se mu vytvoří i vlastní e-mailová adresa (distribuční seznam), poznámkový blok ve OneNote, úložiště dokumentů ve vlastní složce SharePointu.

Podívejte se, jaké možnosti má aplikace Planner.

 

MyInsights – Na zapomenuté úkoly upozorní e-mail

Někdy se může stát, že máme e-mailů plný inbox. Pak se lehce přihodí, že se na něco zapomeneme. Společnost Microsoft se snaží využít principů umělé inteligence a strojového učení, tzv. chytristiky, aby byly její aplikace proaktivní a pomáhaly.

Ukázka MyInsights vám nezabezpečí, že už nikdy na nic nezapomenete, ale ukáže vám, jak si zajistit připomenutí každého úkolu z e-mailu. Aplikace může ukázat, kde jste (např. u jakého projektu) potenciálně na takový úkol zapomněli. A nejen na úkol, ale také upozorní na přijatý dokument, který jste ještě neviděli, na schůzku, na kterou jste ještě neobdrželi agendu, nebo na podklady. Jednoduše připomene, že jste dlouho nebyli v kontaktu s kolegou, se kterým jste v týmu nebo jste s ním pracovali na různých projektech.

Microsoft neustále dodává další a další možnosti a ve spojení s informacemi z aplikace MyAnalytics dodává proaktivně to, co byste měli vidět.

Zde najdete ukázku, jak aplikace funguje.

 

Pokud chcete vědět, jak běžně využívat v praxi další funkčnosti z ekosystému Microsoft 365, podívejte se na další články nebo se přihlaste k odběru novinek (níže na stránce), které Vám 1x za měsíc pošleme na e-mail.

Nebo nás kontaktujte pro více informací. 

 

Petra  Laštovková, Marketing Specialist

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li

Reference

Poptávka