Užitečné tipy na online meetingy v Microsoft Teams

Microsoft Teams většina z nás již dobře zná a používá je v každodenní praxi. V jednom z předchozích článků a podcastu na Spotify jsme probrali sdílení dokumentů.

Nyní se podíváme blíže na tipy týkající se online meetingů.

Plánování schůzek

Začneme plánováním schůzek. Plánování meetingů mimo vybraný kanál v Microsoft Teams není nejlepším řešením.

Proč?

  1. Ztrácíte možnost řídit sdílení a vytváříte tím (zbytečně) kopie souborů, u kterých je velmi obtížné udržet aktuálnost sdíleného dokumentu, navíc si tím přiděláváte práci;  
  2. Nemáte informace, soubory a záznam ze schůzky uchovaný v kontextu jednoho tématu/kanálu;  
  3. Budete jen obtížně po nějaké době dohledávat, kde máte všechny zápisy, akce ze schůzky, poznámky apod.  

Jednoduše řečeno, při plánování další týmové schůzky připojte kanál, který je určen k danému tématu, a budete mít všechno na jednom místě.

Video-ukázka zde.

 

Připojení do online schůzky

Outlook vás nejčastěji s předstihem 15 minut upozorní, že se blíží daná schůzka. Microsoft Teams vám zároveň umožní vidět, zda se již někdo z pozvaných připojil.

Jaké nastavení je vhodné zkontrolovat, než se sami připojíte?

Základem je mít vypnutý mikrofon v případě, kdy je na meetingu více účastníků, protože by se mohlo stát, že někomu skočíte neplánovaně do řeči. Microsoft Teams vás v tomto případě většinou ztlumí automaticky.

Mnoho lidí dnes používá na online meetingy bezdrátová sluchátka. V tomto případě je dobré zkontrolovat, že je máte nastavené pro vstup i výstup (mikrofon i reproduktor).

Další možností, kterou Microsoft v posledním roce a půl, kdy se pracovalo především z domova, přidal, je nastavení pozadí.

V případě, že máte hovory v angličtině (a dalších několika jazycích), můžete si zapnout titulky – živý přepis hovoru.

Video-ukázka zde.

 

Někdy potřebujete rychle naplánovat 1:1 meeting nebo se prostě poradit s kolegou a „přizvat“ ho do schůzky ad hoc.

Jak otevřít virtuální místnost a přizvat zvolenou osobu na konzultaci?

Video-ukázka zde.

 

Zápisy ze schůzky

Jak jednoduše vytvořit „Meeting Minutes“?

Vycházíme z toho, že již máte vytvořený kanál, například k vašim pravidelným meetingům týmu, a potřebujete řešit agendu, zápis a následně toto všechno sdílet s ostatními.

Otevřete si k týmu připojený OneNote, klikněte na „načítat údaje z kalendáře“, doplňte informace a zavřete. Ano, takto jednoduché to je!

Video-ukázka zde.

 

Nahrávka ze schůzky

Asi víte, že je možné meeting nahrát, ale co s tím potom? Jak získat přepis, kde se nahrávka ukládá, kdo k ní má přístup? To vše lze nastavit v Microsoft Stream.

Video-ukázka zde.

 

Pokud chcete vědět, jak běžně využívat v praxi další funkčnosti z ekosystému Microsoft 365, podívejte se na další články nebo se přihlaste k odběru novinek, které vám 1x za měsíc pošleme na e-mail. 

Nebo nás kontaktujte pro více informací.  

 

Petra Laštovková, Marketing Specialist 

Konica Minolta IT Solutions Czech 

 

Reference

Poptávka