Vytěžování přijatých faktur je žádanou funkcí moderních ERP systémů

Zpracování obchodních dokladů v ERP systému, v našem případě v systému Microsoft Dynamics 365 Finance&Operations (dále jen D365 F&O), je zahrnuto do standardních nástrojů a funkcí procesu zásobování, nákupu zboží, jeho uskladnění a následného prodeje. Zpracování přijatých faktur od dodavatelů je nedílnou součástí tohoto procesu. Je předmětem automatizace zpracování klíčových údajů dokladu faktury, jejich přenosu do registrace těchto faktur v ERP systému a jejich následného zpracování.

Digitalizace údajů těchto dokladů je hlavní disciplínou tzv. OCR systémů, kde klíčovým nástrojem je provést identifikaci typu dokladu, klíčových údajů a provedení digitalizace tohoto dokladu do elektronické podoby pro následné zpracování.

Procesy identifikace dokladu a jeho klíčových údajů se nazývají „vytěžování dat“, kde vstupující entitou vytěžování je obchodní dokument, typicky v papírovém formátu, nebo příloha přijatého e-mailu, obvykle ve formátu PDF.

Prvním krokem tohoto procesu je digitalizace dokumentu jeho scanováním na vhodném zařízení (např. multifunkční tiskárna se scanerem) a následné uložení pro vlastní vytěžení klíčových údajů.

Vytěžovací systém, v našem případě produkt ABBYY Flexi Capture, provede automatizovaně načtení takového dokumentu do vytěžovací funkce, kde za podpory funkcí AI (umělé inteligence) dojde k identifikaci typu dokumentu a klíčových údajů. Systém provede uložení výsledku vytěžení do standardních formátů, a to scanu dokumentu a souboru tzv. metadat pro následné zpracování v ERP systému.

Cílovým krokem je automatizované načtení scanu dokumentu a metadat do registru dokumentů, v našem případě do registru přijatých faktur, kde je provedeno založení údajů faktury a přiložení scanu dokumentu faktury k záznamu registru. V případě, že i po tomto načtení do ERP systému je identifikována chyba některého z klíčových údajů, systém poskytuje funkce pro ruční úpravu chybného údaje včetně zobrazení scanu dokumentu jako podkladu pro případnou opravu.

Vytěžování obchodních dokumentů je v současné době žádanou funkcí ERP systémů a možnost integrace ERP systému na různé vhodné vytěžovací nástroje poskytuje možnost volby vhodné konfigurace celého procesu vytěžování. Systém D365 F&O podporuje tyto integrace standardizovaným integračním nástrojem, který obsahuje pro tyto integrace předdefinované datové struktury.

Velkou výhodou těchto systémů je snížení pracnosti při prvotním pořízení dat přijaté faktury, snížení rizika vzniku chyb při pořizování klíčových údajů do registru a zvyšuje propustnost počtu zpracovaných dokumentů v rámci běžného pracovního dne. Pracovník společnosti, který provádí následné zpracování takto připraveného dokladu faktury, pouze kontroluje údaje a „páruje“ přijatou fakturu na dokument nákupní objednávky, případně dodacího listu/listů této nákupní objednávky.

Zajímají vás možnosti vytěžování faktury ve vaší společnosti? Stačí kliknout na tlačítko „Mám zájem“ vpravo dole a naši konzultanti vám rádi vše vysvětlí.

Čestmír Peřina, Solution Architect

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li